精细化费用管控业务应用解决方案

精细化费用管控业务应用解决方案

解决方案简介

企业的运作离不开人和事，每天都有各式各样的费用发生，出差报销、请客户吃饭、人事培训、办公用品、租车租

房等等。

员工等级不同，费用权限也不同，老板审批的复杂度也不同，特别是跨部门、跨公司审批，老板的决策难度就更加

大。

面临的问题和挑战

复杂的企业审批授权制度维护和管理困难。

精细化“预算管理”与“预算控制”难以实施

难以进行规范、有效的费用标准政策维护和管理

集团化费用管控面临更多的管理问题：

子公司报销还是到总公司报销？

原始单据放在子公司还是总公司？

电子审批和原始单据如何衔接等？

解决方案详述

1、解决方案架构图

2、主要功能

基于岗位的“DoA”

DoA全称 Delegation of Authority 审批授权表。DOA的主要作用是：通过梳理组织的决策事项在不同范围的提

案者、审核者和决策者，明确组织内决策事项的汇报线和权限范围，用标准化的二维表格形式展现出关键决策流

程和适用范围。

这个审批授权表，往往在企业的流程制度文件已经包含，企业的规模不同往往审批授权表复杂度也不同，集团化

公司与非集团化公司也不同。

Ultimus 在实施过很多大型客户及中小型客户后，也总结归纳出了一些共通点以及行之有效的办法，使之能够帮

助其他企业在实施流程管理中得到有效的借鉴。

在DoA中，有以下几个要素：

组织架构中需包含的岗位及岗位等级的定义

DoA中可以体现直线汇报关系及虚线汇报关系

直线汇报关系基于直接上级条线。

虚线汇报关系基于职能部门条线。

DoA中明确各岗位等级或某个特定岗位的授权权限

“预算管理”与“预算控制”

预算可以从 Excel 模板中导入也可以编辑，导入时验证预算的科目等数据。

每年导入5次，包括 EQ3、EQ6、EQ9、EQ12 及 Forecast 的预算数据。

在借款及费用报销过程中，进行预算的实时控制。

费用标准政策库

Ultimus 标准政策库可以定义任意类型及任意维度的政策库。通过政策库的定义，领导层在审批时有着非常清楚

的决策依据，费用到底有没有超标，超标的原因是什么都一目了然。

费用标准政策库有很多，示例如下：

住宿费报销标准

餐费报销标准

手机费报销标准等

政策库定义的维度有：

岗位等级

公司

城市

内勤、外勤

金额等

集团化费用管控

线上流程审批与线下财务复核单据相结合，子公司财务负责单据的复核，总部财务共享中心负责费用的发放。

另外，Ultimus 通过审批表单条纹码及封面条纹码，解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。

3、方案特点及客户价值

Ultimus 从众多项目实践经验中整理得出的“基于岗位的DoA”管理经验，将组织架构及授权等变动对流程的影

响降到最低。

精细化“预算管理”与“预算控制”，支持模板导入、编辑及验证，支持明细、多版本预算数据管理，支持实时

预算管控。

任意维度费用管控政策库维护及管理，支持领导费用管控决策，如：审批依据、超标情况及原因等。

简化集团化费用管控难度，支持线上流程审批与线下财务复核单据相结合，支持 Ultimus 通过审批表单条纹码及

封面条纹码，解决子公司单据邮寄与总公司单据匹配的问题。

典型案例

   伟达              青岛啤酒                 Autoliv

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