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文件审批流程和审批流程的自动化

发布时间:2021-08-11  来源:杭州微宏所属公司:    阅读量:763

以标准化方式控制质量的企业,花费将近23%的IT预算用于测试及质量保证。其中一个关键的组成部分是文件审批流程,能够有效提高企业效率。什么是文件审批流程,什么是审批流程?

 

文件传输效率决定企业效率

依靠文档运行的企业,会产生大量的文书工作。通常,这些工作需要在办公桌之间移动并手动处理,特殊情况下,可能还需要通过缓慢的邮寄、传真或电子邮件系统来发送。高效的企业则使用自动化工具传送文档。

什么是审批流程?

审批流程即文档从创建到最终批准所遵循的路径。例如,文档可能会从工人A转移到团队领导B再到经理C进行审批。在某些组织中,文档可由创建者批准,但这会缺少标准化的透明度。大部分企业采取由他人审查和批准该文件的方式来增加透明度。

 

什么是文件审批流程?

文件审批流程是指个人在审批流程中遵循的步骤。假设有问题的文档是现场安装的质量检查表,员工A完成清单并将其提交给团队领导B。团队领导B需要检查以下内容,遵循特定流程来确定文档是否符合规范:

4员工A的文件是否包括他或她的姓名?

4员工A是否指定了地点和项目所有者?

4员工A是否指定了现场的工头是谁?

4员工A是否评估了清单上的所有部分?

4是否有任何需要立即关注的清单响应?

当经理C收到团队领导B的文档时,他会遵循不同的审批流程。这可能包括以下验证步骤:

4员工A是否填写了所有重要部分?

4团队领导B是否在文件上签字?

4团队领导B是否在文档中强调了任何问题?

4在批准并将文件提交给客户之前,我是否应该提出任何建议?

 

这些内容就组成了文件审批流程。每一个步骤,每一个传递人的动作,都按标准一一记录。

流程按业务规则连接组织、人和应用,传递工作和信息。AlphaFlow为流程提供软件功能和方法支持。

 

什么是审批工作流?

审批流程详细说明了路线中每个部分的具体步骤,而工作流则映射了该路线。审批流程通常遵循线性的工作流程,但有时会特殊。

仍然使用上面的示例,考虑不同员工的工作性质我们就会看到变化,例如:

4员工A完成木工清单。

4员工B完成管道检查清单。

4员工C完成电气检查表。

4工头审查清单并将其提交给团队领导B。

4团队负责人B审查清单并将其提交给会计师以进行预算批准。

4会计师与项目的财务总监联络,然后将文件重新提交给团队领导B。

4团队领导B再将审查文件提交给经理C以供批准。

 

将这样的流程映射到工作流设置中,比简单地绘制一条线到下一条线要复杂得多,体现出了建立审批流程为什么如此重要。

 

AlphaFlow  iBPM表单中特有的“审批意见”组件,即审批意见框。当完成表单配置后,系统会自动根据表单中的“审批意见属性”,快速生成默认流程图,极大提高建模效率。

如果一切以手动完成,就是一个非常复杂的工作,在人与人的传递中,也容易出现纰漏。将部分传递的过程和方式变成自动化,可以大大减少犯错的机会,从而提升团队中内部协作的效率。

 

本文《文件审批流程和审批流程的自动化》由微宏AlphaFlow智能流程管理专家分享。了解/获取更多关于文件审批流程和审批流程自动化的业务场景解决方案,请访问AlphaFlow官网进一步咨询、交流。


 

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