文件审批流程和审批流程的自动化

以标准化方式控制质量的企业，花费将近23%的IT预算用于测试及质量保证。其中一个关键的组成部分是文件审批流程，能够有效提高企业效率。什么是文件审批流程，什么是审批流程？

文件传输效率决定企业效率

依靠文档运行的企业，会产生大量的文书工作。通常，这些工作需要在办公桌之间移动并手动处理，特殊情况下，可能还需要通过缓慢的邮寄、传真或电子邮件系统来发送。高效的企业则使用自动化工具传送文档。

什么是审批流程？

审批流程即文档从创建到最终批准所遵循的路径。例如，文档可能会从工人A转移到团队领导B再到经理C进行审批。在某些组织中，文档可由创建者批准，但这会缺少标准化的透明度。大部分企业采取由他人审查和批准该文件的方式来增加透明度。

什么是文件审批流程？

文件审批流程是指个人在审批流程中遵循的步骤。假设有问题的文档是现场安装的质量检查表，员工A完成清单并将其提交给团队领导B。团队领导B需要检查以下内容，遵循特定流程来确定文档是否符合规范：

4员工A的文件是否包括他或她的姓名？

4员工A是否指定了地点和项目所有者？

4员工A是否指定了现场的工头是谁？

4员工A是否评估了清单上的所有部分？

4是否有任何需要立即关注的清单响应？

当经理C收到团队领导B的文档时，他会遵循不同的审批流程。这可能包括以下验证步骤：

4员工A是否填写了所有重要部分？

4团队领导B是否在文件上签字？

4团队领导B是否在文档中强调了任何问题？

4在批准并将文件提交给客户之前，我是否应该提出任何建议？

这些内容就组成了文件审批流程。每一个步骤，每一个传递人的动作，都按标准一一记录。

流程按业务规则连接组织、人和应用，传递工作和信息。AlphaFlow为流程提供软件功能和方法支持。

什么是审批工作流？

审批流程详细说明了路线中每个部分的具体步骤，而工作流则映射了该路线。审批流程通常遵循线性的工作流程，但有时会特殊。

仍然使用上面的示例，考虑不同员工的工作性质我们就会看到变化，例如：

4员工A完成木工清单。

4员工B完成管道检查清单。

4员工C完成电气检查表。

4工头审查清单并将其提交给团队领导B。

4团队负责人B审查清单并将其提交给会计师以进行预算批准。

4会计师与项目的财务总监联络，然后将文件重新提交给团队领导B。

4团队领导B再将审查文件提交给经理C以供批准。

将这样的流程映射到工作流设置中，比简单地绘制一条线到下一条线要复杂得多，体现出了建立审批流程为什么如此重要。

AlphaFlow  iBPM表单中特有的“审批意见”组件，即审批意见框。当完成表单配置后，系统会自动根据表单中的“审批意见属性”，快速生成默认流程图，极大提高建模效率。

如果一切以手动完成，就是一个非常复杂的工作，在人与人的传递中，也容易出现纰漏。将部分传递的过程和方式变成自动化，可以大大减少犯错的机会，从而提升团队中内部协作的效率。

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