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浅谈 BPM 选型

发布时间:2020-01-21  来源:所属公司:安码商务软件系统(上海)有限公司    阅读量:5368

 

[摘 要] Business Process Management (业务流程管理) 作为在国内越来越为企业管理者,信息化负责人所熟悉,在 BPM 理念及价值了解的基础上,我们更加关注 BPM 的选型,本文希望就这方面重点进行介绍。

[关 键 词] 业务流程管理、BPM 选型、端到端流程管理、方法论

一、引言

BPM 是业务(business)、流程 (process) 、管理 (management) 三个英文字母的缩写字母的组合,但是对于不同的人来说却是意味着不同的内容。

有些人认为 BPM 是一种纯粹的业务管理模式,是指企业把自己的业务围绕关键流程组织在一起。也有一些人则认为BPM是一种技术,一种可以为流程建模、自动化、管理和优化的软件技术。

笔者个人认为,BPM是这两种概念的集合体,而不是仅仅代表其中的一种意义,本文希望讨论的 BPM 指的是包含有 BPM 思想的 BPMS(业务流程管理系统) 或 BPM 平台。

笔者曾经接触的一个制药企业,IT 经理在选型阶段,利用大量的时间评估了几乎国内国外市面上的10几家 BPM厂商,最后陷入众多供应商广告宣传推介,经过笔者的建议,理清企业实际需求,制定项目规划,然后有针对性的选择 3 家比较符合的供应商进行评估。

随着BPM软件供应商的快速增长,很多企业级应用系统也提到他们的产品中也有业务流程管理功能。BPM软件的市场一片繁荣但又显得非常混乱,这是由于市场的需求非常广泛(从建模到自动化到优化)以及BPM能够提供的ROI机会越来越被认可。

非常少的BPM产品能够包括BPM需求的各个方面。通常情况下,所谓的BPM软件只是提供一个完整的解决方案很少一部分功能。如果您的企业只是考虑使用BPM功能的一部分,那么这些产品可能是很好的选择。但是,如果您希望为您的企业达到端到端 BPM(End to end BPM),那么只有完整的端到端解决方案才是您必须考虑的。本文作者希望结合在BPM 领域掌握的一些知识以及在国内各大型企业 BPM 项目选型的一些实战经验进行探讨。

二、BPM 技术因素评估

在本文中提供了一些评估 BPM 产品的考量因素及原则。我们并无意给所有的产品评分以确定它们的优劣,这一工作应该留给客户在详细地比较了产品功能和自身需求之后来做。我们的目的是让用户把精力集中在2-3个产品上做出更详细的比较,而不是对所有产品都做一番研究。

从产品层面来看,至少需要评估 BPM 系统是否具有以下几方面:

1、是否具备快速实现流程自动化的功能?

由于企业存在大量的流程需要开发,不能使用传统的大量代码开发或者脚本编写的方式,传统的以开发为导向的模式很难达到快速开发流程,尤其是复杂流程的需求。而寻找一个更加先进,功能丰富的免代码开发方式的BPM 系统是客户迫切的要求,主要基于以下几点:

Business Process Automation

•能够实现快速开发流程,业务部门提出的流程能够快速上线使用;

•可以由企业自身经过专业培训的工程师独立开发流程或者由外包商开发流程,而且对于开发人员技能要求低,无需高级系统架构或者高级编程经验即可;

2、是否具备随需应变的能力?

信息技术发展至今,企业的IT部门面临的一大挑战是如何才能迅速调整应用软件,以便紧跟企业业务的变化,很不幸的是,在许多的软件开发和系统设计中,企业 “随需应变” 的要求并没有得到很好的满足。这也不能完全责怪企业的CIO目光短浅,因为很多企业不断减少自己的IT预算,而要求却是大幅增加,企业的IT系统能够维持目前的现状已经是很不错了,哪里还有什么精力和资源去满足“随需应变”的要求呢。

对于企业的流程来说,高度的不确定性是其最本质的一个特点之一。现在,大多数企业的流程已经成为业务环境中的一个组成部分,这并不是企业经过周密的计划得到的,而仅仅是对做好事情的一个自然的反应。企业的流程一般都是贯穿于企业的系统之中的,通过流程加强系统与企业中的个体员工之间的联系。并且流程通常都是按照一定的规律来进行调整以便满足新的客户和新的业务环境的要求。对于开发人员来说,流程的这种改变并不像他们改变数据库查询条件那么简单。相反的,这些改变可能是关于工作的顺序以及由谁来负责完成的变化。

选型图一:具有自适应能力的 BPM 才能带来长远的正面 ROI

我曾经接触的一家国内快速发展的制药企业,当时负责 BPM 项目选型的财务总监就非常关注如果当时选择部署实施 BPM 系统的话,半年后即将在新加坡证券交易所上市后,已经部署着几十支关键业务流程的 BPM 系统是否能够快速适应上市后带来的变化,经过和具有十几年企业管理及业务领域的财务总监进一步分析后,大家都认为哪怕半年后没有上市的情况,未来还会有各种变化的可能,主要体现在:

•企业的组织结构变化,随着公司面对内部管理提升需要及外部市场竞争需要,组织结构需要进行不断的调整,这就要求业务流程管理平台必须能够快速适应由于组织结构变化带来的影响,而不能由此而变成IT应用系统成为企业变革的障碍;

•企业业务规则/逻辑的变化,为了达到以客户为中心的目标,企业的流程需要在不断的优化及调整,这就要求企业内部业务部门和IT部门完全有能力掌控,进行快速的调整。

3、是否易于整合企业应用系统?

企业包括各种不同类型的流程,不可能使用一套 BPM 系统实现所有类型的业务流程,就像你不能奢望豪华飞机像汽车一样直接把你送到家门口,因此,随着企业信息化应用不断深入,企业已经或者即将部署各种专业的应用系统,比如ERP(企业资源计划系统)、CRM(客户关系管理系统)等,这些应用系统提供了专业、高价值的核心业务流程的核心环节,BPM 系统无法取代这些应用系统的功能,同样的道理这些大型应用系统也无法实现企业独特的组织结构下个性化的跨部门、跨应用的业务流程,比如合同审批流程、采购申请流程、入库验收流程、分期付款流程等。

那么由 BPM 负责实现的大量的跨部门业务流程不可能是孤立的,而是需要和各种应用系统进行整合应用,比如:企业的 ERP 采购订单流程处理之前,企业都需要进行规范的请购申请流程,根据不同的请购类型和金额在不同部门之间审批,当审批确认后进入ERP 才开始采购订单处理。如下图是BPM 应用系统利用 SOA (面向服务的架构)整合企业应用系统的示意图:

选型图二:BPM 应用系统利用 SOA 架构整合跨部门/跨应用 业务流程

4、是否提供完整 BPM 方案,支持 BPM 团队?

当我们评估 BPM 技术的时候,一个非常关键的考虑是 BPM 系统对职责分配的支持能力,满足企业组建一个BPM团队,一个其成员具备各种各样的能力,包括IT开发人员、业务分析员和业务管理人员的BPM团队。而且一旦人员到位,到底确认谁对流程的哪些方面的贯彻实施和变革负责就应该成为一个纯粹的商业决策,取决于资源和目标,而不应该受到技术的限制 (例如,业务部门应该管理规则,但是在现有的系统对规则做改变对业务部门人员来说是太困难了,所以还是由IT来管理规则吧)。

如果企业关注端到端流程管理,那么 BPM 的应用就不仅仅只是 IT 部门的应用软件,而应该提供包括业务部门、IT 部门不同角色共同参与的工具,如下图为某 BPM 领导厂商的BPM 软件和角色对应图,主要包括:

•Process Owner:利用流程,以便更有效率执行工作职责的人。他们对工作流程感兴趣,但并不注重所使用的工具。他们只想改善流程并证实其效果。完成部署之后,流程拥有者可重新检讨该流程相关的报告,并对工作流程提出改进的建议。总而言之,流程拥有者拥有工作流程、重视结果,但不想花心思在相关技术面上,比如供应商付款流程的流程拥有者可能是财务总监;

•Process Experts:流程专家对该流程非常了解,参与该流程重要的环节,流程拥有者赋予流程专家相应的权限,可以及时管理流程的业务规则;

选型图三:完整的 BPM 团队和工具

•流程分析师:他在执行团队中并非软件开发者,因此使用的工具必须是直觉式操作,或具备基本、甚至毋需具备程序设计的专门知识。流程分析师紧密配合流程拥有者和流程专家分析及设计流程,提供流程实施/开发人员部署或自动化流程的指导;

•流程开发员:利用成熟强大的功能快速按照流程分析师提供的流程需求进行流程自动化,包括可能和第三方应用系统进行集成;

•系统管理员:管理 BPM 应用系统的权限、异常控制、数据备份恢复等。更加详细介绍可以参考笔者另外一篇文章《导入BPM 致胜法宝 - 强有力的 BPM 团队》

三、BPM 非技术因素评估

企业在 BPM 选型过程中,除了关注 BPM 技术方面,还需要从服务层面等非技术因素进行评估,这方面和其他项目选型来说没有特别的差异,因此,主要从以下几方面简单介绍:

1、是否具有成熟的方法论(BPM Delivery Methodology )?

一些成熟的领域或者专业的服务公司都会提供方法论,构建企业的流程管理平台实际上涉及到企业流程的管理,所以实施这样一个管理项目必须考虑项目的实施风险,而成熟的实施方法论和流程管理方法是降低项目实施风险,保证成功构建流程管理平台的有效方法。

规划周全、妥善管理的项目,不仅能提升效益,更能改善企业整体运作,不仅能满足广泛的部署项目,也非常适合少量、局部性的流程部署

选型图四:BPM Delivery Methodology

BPM 项目实施不仅仅只是一套 IT 应用系统的部署,而是需要业务部门,包括企业高层支持及参与的项目,如上图是某 BPM 领域领导厂商提供的 BPM 实施方法论,主要包括几方面:

BPM 策略制定

BPM 项目只有开始日期,没有结束日期,因为流程管理是流程不断优化,持续改进过程,那么对于每家企业实施 BPM 项目的第一步骤是制定 BPM 战略,提出明确的目标。

流程优先级选择

企业存在几十支甚至几百支业务流程,那么不可能在某一期项目实现所有这些业务流程,而是经过科学的评估方法,根据企业实际情况得出企业流程优先级清单,BPM 项目初始阶段主要实现优先级高的流程,然后根据该优先级清单进行分步实施规划。

解决方案架构

制定完成 BPM 项目战略目标,以及选择出高优先级流程后,就要按照项目规划制定 BPM 解决方案架构,确保 BPM 整体系统能支持组织未来的 BPM 成长需求,主要包括硬件架构和 BPM 系统部署架构,是采用集中部署还是分布式部署等。

流程实施及部署

流程实施是具体针对某一期明确项目范围的实施,主要包括几个主要环节:

•可视化原型设计开发

•流程实施

•部署试运行

•流程持续优化及改进

项目管理

贯穿整个 BPM 实施方法论的是项目管理,报刊项目变更管理、项目沟通管理、项目文档管理等。

关于实施方法论,更加详细介绍可以参考笔者另外一篇文章《导入BPM 致胜法宝--方法论篇》

2、是否配备专业服务团队?

除了要有科学的实施方法论作为项目实施的指导外,更加重要的是能够配合 BPM 产品的专业服务团队,正如前文所描述 BPM 项目不仅仅是 IT 应用,更加重要的是业务部门的参与,对于专业服务团队的要求主要有几方面:

•深刻理解配套的 BPM 实施方法论,熟练掌握针对不同客户不同的项目进行裁减,达到最符合项目的实际情况,在项目实施过程中融会贯通 BPM 实施方法论的思想、工具及方法,更加重要的是能够在项目不同阶段把相应的工具和方法转移给企业的内部团队,这样有利于企业内部建立可持续发展的 BPM 团队,以支撑企业未来其它流程部署实施的目标。

•团队包括具有行业经验的顾问,企业实施 BPM 项目其中很重要的一个环节是进行流程梳理,流程梳理的目的一方面是理清企业流程现状,及时分析存在的问题,但在流程优化和改进方面需要具有行业经验的顾问提供行业的流程管理经验,制定出优化后的流程。

•熟练掌握 BPM 产品,很多潜在客户在选型的时候往往忽略这一点,先入为主认为既然是该公司的产品,那么他们一定非常熟悉自己产品。我在工作中就接触了一家全球领先的轮胎供应商,他们非常关注企业的流程,在选型的时候也非常谨慎,而被选定的某 BPM 供应商也很重视,在售前阶段派出强大的阵容,还邀请了几位国外的专家参与,但是当项目实施的时候,进驻的实施团队竟然对该 BPM 产品都不熟悉,最后导致了项目必然走向失败。在第二次项目重新选型的时候,该公司的项目负责人吸取了教训,重点关注项目实施团队,进行资历审阅,甚至重要项目团队成员面试,最后让服务提供商在合同中明确承诺项目团队成员。

3、是否提供良好的售后支持?

提供专业及时的售后支持对于 BPM 选型来说是非常重要的评估因素之一,这是因为企业架构的是包括跨部门、跨应用的各种核心业务流程,必须保证流程应用的稳定性,这也是 BPM 应用的个性化特点决定了,企业都是在标准的 BPM 平台上搭建各种业务流程,那么可能涉及到某些业务流程由于某些因素,需要及时调整及变更,一方面要求选择的 BPM 平台具备快速适应变化的能力,但同时也要求服务供应商能够及时针对异常情况进行售后服务和支持。

客户在评估供应商的时候可以要求供应商提供售后支持的服务流程,因为本身提供流程管理服务的公司都无法提供相应的专业规范化流程的话,那么又怎样保证未来能够提供及时响应的支持服务呢。总之,现在企业的IT部门面临着为业务的持续性变化提供支持的压力,而且这个压力越来越大。BPM 可以给IT部门满足上述目标的能力,同时还可以改善IT部门与企业业务的关系。当我们评估 BPM 的时候,可以重点关注 BPM 技术和非技术的几个重要因素。

[参考文献]

•Rashid N. Khan 《Business process management –A Practical Guide》

•王玉荣 编著《流程管理》

 

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